Sīkdatnes

1. Datu pārzinis un kontaktinformācija

Personas datu pārzinis un vietnes epdm.lv īpašnieks ir SIA “EFTA LAT”, reģistrācijas numurs 40103461717, juridiskā adrese: Vesetas iela 34–6, Rīga, LV-1013, Latvija. Jautājumus par personas datu apstrādi un savu tiesību īstenošanu sūtiet uz info@eftalat.lv vai rakstiski uz juridisko adresi. SIA “EFTA LAT” noliktava un klientu apkalpošanas vieta: Priedaines iela 19, Piņķi, Babītes pag., Mārupes nov., LV-2107, Latvija; tā nav uzņēmuma juridiskā adrese.

2. Uz kādiem datiem attiecas politika

Politika apraksta vietnes apmeklētāju, saziņas formu un e-pasta lietotāju, klientu un organizāciju kontaktpersonu datu apstrādi. Saņemam jūsu sniegto vārdu, kontaktinformāciju, pieprasījuma un pielikumu saturu, ziņas par interesējošo pakalpojumu vai objektu. Noslēdzot un izpildot līgumu, apstrādājam arī nepieciešamos rekvizītus, izpildes adresi, pasūtījuma, maksājumu un darbu izpildes datus. Vietnes darbības laikā tiek apstrādāti tehniskie dati: IP adrese, ierīces un pārlūkprogrammas informācija, pieprasījuma laiks un sīkdatņu izvēles dati. Nesūtiet īpašu kategoriju datus vai personu apliecinošu dokumentu kopijas, ja tie nav nepieciešami konkrētai tiesiskai darbībai.

3. Nolūki un tiesiskais pamats

Pieprasījuma izskatīšana, piedāvājuma sagatavošana, darbības pirms līguma noslēgšanas pēc jūsu lūguma un līguma ar jums kā fizisku personu izpilde: VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts.

Vispārēja lietišķā sarakste un saziņa ar uzņēmumu pārstāvjiem: VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts. Mūsu leģitīmā interese ir atbildēt uz pieprasījumiem, saskaņot preces un pakalpojumus un uzturēt darījumu attiecības.

Pieprasījuma vēstures glabāšana tālāk norādītajā termiņā un konkrētu prasījumu aizsardzība: VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts. Mūsu interese ir nodrošināt apkalpošanas nepārtrauktību un noskaidrot sadarbības apstākļus jautājumu vai strīdu gadījumā. Izvērtējam glabāšanas nepieciešamību un samērīgumu.

Obligātā grāmatvedība un nodokļu uzskaite, atbildes kompetentām iestādēm un datu aizsardzības pienākumu izpilde: VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts un piemērojamie normatīvie akti.

Pieprasīto lapu piegāde, vietnes uzticamība un aizsardzība pret ļaunprātīgu izmantošanu: VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts. Mūsu interese ir vietnes un pieprasījumu darbības un drošības nodrošināšana. Uz stingri nepieciešamo sīkdatņu izmantošanu attiecas arī piemērojamie elektronisko sakaru noteikumi.

Izvēles sīkdatnes un analītika, ja tās atļaujat: VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts. Formas vai e-pasta nosūtīšana nav piekrišana reklāmai. Pirms datu izmantošanas jaunam, ar sākotnējo nesaderīgam nolūkam sniedzam papildu informāciju un nosakām atbilstošu tiesisko pamatu.

4. Glabāšanas termiņi un dzēšana

Pieteikumus un parasto e-pasta saraksti glabājam 3 gadus pēc pēdējās saziņas par attiecīgo pieprasījumu vai darījumu attiecībām un pēc tam dzēšam. Šo termiņu ir noteicis uzņēmums; tas nav vispārējs VDAR noteikts glabāšanas termiņš. Jauna saziņa par to pašu jautājumu sāk termiņu no jauna; vispārēja reklāmas izsūtne nav šāda saziņa.

Līgumu dokumentus glabājam saistību izpildes laikā un attiecīgajiem prasījumiem piemērojamā noilguma laikā. Ja dokuments nepieciešams obligātajai uzskaitei, piemēro attiecīgās grāmatvedības dokumentu kategorijas termiņu. Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 28. pantu pārējos attaisnojuma dokumentus, tostarp attiecīgos rēķinus un darījumu apliecinājumus, glabā vismaz 5 gadus un ilgāk, kamēr tie nepieciešami darījuma izsekojamībai; grāmatvedības reģistrus, inventarizācijas sarakstus un grāmatvedības organizācijas dokumentus — 10 gadus; gada pārskatus — līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Ne visa lietišķā sarakste pieder šīm kategorijām.

Konkrētas pārbaudes, pretenzijas vai strīda gadījumā atsevišķi saglabājam tikai ar to saistītos datus līdz procesa pabeigšanai un rezultāta izpildei, ja to prasa likums vai prasījumu aizsardzība. Pārējo saraksti dzēšam parastajā kārtībā.

Tehniskos datus, kas vajadzīgi pieprasītās lapas vai formas nosūtīšanai, izmanto attiecīgā pieprasījuma izpildei. Ierakstus par konkrētu drošības incidentu glabā līdz tā izmeklēšanas, seku novēršanas un saistīto prasījumu pabeigšanai. Sīkdatņu un saistīto identifikatoru termiņi norādīti sīkdatņu politikā.

Dzēšana aptver pieteikumu un sarakstes darba kopijas un norādījumus attiecīgajiem apstrādātājiem. Atlikušo rezerves kopiju tehniskās dzēšanas laiks ir atkarīgs no pakalpojuma sniedzēja piemērojamās līgumiskās procedūras; tās neizmanto parastajai sarakstei. Obligāti glabājamos dokumentus un konkrēta strīda pierādījumus nedzēš tikai tāpēc, ka pagājuši 3 gadi.

5. Datu saņēmēji

Datiem atbilstoši darba uzdevumiem piekļūst pilnvarotie darbinieki. Vietnes darbībai un saziņai izmantojam īpašnieka norādītos pakalpojumu sniedzējus: SIA “Area IT” (Area IT Latvia) — IT pakalpojumi un infrastruktūra pieslēgto pakalpojumu apjomā; Cloudflare, Inc. — vietnes mitināšana un piegāde (Cloudflare Pages) un aizsardzība pret uzbrukumiem; Google — Gmail e-pasts. Piekļuve ir ierobežota ar attiecīgajam pakalpojumam nepieciešamo apjomu un piemērojamajiem apstrādes noteikumiem.

Cloudflare apakšapstrādātāju saraksts: https://www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/.

Ja to prasa likums vai konkrēts strīds, datus var saņemt kompetentās iestādes un tiesas. Ja jūsu pasūtījuma izpildei vai prasījumu aizsardzībai nepieciešams piesaistīt citu konkrētu saņēmēju, sniedzam nepieciešamo informāciju un nodrošinām atbilstošu nodošanas pamatu. Vispārīga atsauce uz šo politiku neatļauj neierobežotu datu nodošanu citiem uzņēmumiem.

6. Apstrāde ārpus EEZ

Cloudflare un Google pakalpojumi var ietvert datu apstrādi ārpus Eiropas Ekonomikas zonas, tostarp ASV. Tāpēc neapgalvojam, ka visi dati vienmēr paliek tikai ES.

Cloudflare ir sertificējis atbilstību ES–ASV Datu privātuma regulējumam (DPF), un tā DPA iekļauj Eiropas Komisijas standarta līguma klauzulas (SCC). Dokuments: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/.

Google oficiāli norāda ES un ASV datu privātuma regulējumu (DPF) attiecīgajai datu nodošanai Google LLC ASV, savukārt SCC — nodošanai, kurai šādas garantijas ir nepieciešamas un uz kuru neattiecas lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību. DPF automātiski neattiecas uz jebkuru uzņēmumu ASV vai uz AAE. Google dokumenti: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=en.

Informāciju par piemērojamajām garantijām un to kopiju varat pieprasīt, rakstot uz info@eftalat.lv. Informāciju sniedzam, ievērojot citu personu datu un aizsargātas informācijas aizsardzību.

7. Sīkdatnes, analītika un ārējie pakalpojumi

Informācija par sīkdatnēm, to nolūkiem un termiņiem ir sīkdatņu politikā: https://epdm.lv/sikdatnes. Izvēles kategorijas varat pieņemt, noraidīt vai pielāgot; savu izvēli varat mainīt, izmantojot pastāvīgo sīkdatņu iestatījumu pogu. Vietnes pārlūkošana, paziņojuma aizvēršana un formas nosūtīšana paši par sevi nav piekrišana izvēles analītikai vai reklāmai.

Pārejot uz WhatsApp, sociālo tīklu vai citu ārēju pakalpojumu, tā īpašnieks apstrādā datus saskaņā ar saviem noteikumiem. Šī politika attiecas uz mūsu saņemtā pieprasījuma apstrādi; ārējās platformas izmantošanai piemēro arī tās informāciju par datiem.

8. Vai datu sniegšana ir obligāta

Jūs pats izvēlaties, vai sazināties ar mums. Atbildei vajadzīgs derīgs saziņas veids un pietiekams jautājuma apraksts; bez tiem varam nespēt atbildēt vai sagatavot piedāvājumu. Līgumam un obligātajai uzskaitei vajadzīgi likumā un pasūtījuma izpildē nepieciešamie dati. Pārējās ziņas ir brīvprātīgas. Izvēles sīkdatņu noraidīšana neliedz nosūtīt pieprasījumu.

9. Jūsu tiesības

VDAR paredzētajos gadījumos varat saņemt piekļuvi datiem un to kopiju, labot neprecīzus datus, lūgt dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu. Pamatojoties uz savu īpašo situāciju, varat iebilst pret apstrādi saskaņā ar 6. panta 1. punkta f) apakšpunktu. Tiešā mārketinga gadījumā tiesības iebilst ir beznosacījuma. Ja automatizēta apstrāde balstās uz jūsu piekrišanu vai līgumu, varat saņemt mums sniegtos datus strukturētā, plaši lietotā, mašīnlasāmā formātā un, ja tehniski iespējams, nodot tos citam pārzinim.

Piekrišanu varat atsaukt jebkurā laikā; tas neietekmē pirms atsaukuma veiktās apstrādes likumību. Sīkdatņu piekrišanu var atsaukt to iestatījumos. Tiesības uz dzēšanu un iebildumiem neatceļ piemērojamos likumiskos glabāšanas pienākumus un konkrētu prasījumu aizsardzības pamatu.

10. Pieprasījumi un sūdzības

Rakstiet uz info@eftalat.lv vai juridisko adresi. Ja ir pamatotas šaubas, varam lūgt tikai identitātes apstiprināšanai nepieciešamās ziņas. Atbildam bez nepamatotas kavēšanās, parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas. VDAR 12. panta 3. punktā paredzētajos gadījumos termiņu var pagarināt vēl par diviem mēnešiem; par pagarinājumu un iemesliem informējam pirmajā mēnesī.

Varat iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā: Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, Latvija; pasts@dvi.gov.lv; https://www.dvi.gov.lv/, kā arī citai kompetentai uzraudzības iestādei, tostarp savas pastāvīgās dzīvesvietas, darbavietas vai iespējamā pārkāpuma vietā. Iepriekšēja vēršanās pie mums nav obligāts priekšnoteikums sūdzības iesniegšanai.

11. Automatizēti lēmumi

Šeit aprakstītajā pieprasījumu izskatīšanas procesā nav paredzēti tikai automatizētā apstrādē balstīti lēmumi, kas jums rada tiesiskas vai līdzīgi būtiskas sekas. Automātiska formas piegāde vai mēstuļu filtrēšana pati par sevi nav šāds lēmums.

12. No citas organizācijas saņemti dati

Ja darījumu partneris sniedz jūsu datus kā kontaktpersonas datus, saņemam tikai vārdu, amatu, darba kontaktinformāciju un ziņas par attiecīgo sadarbību. Avots ir jūsu pārstāvētā organizācija vai persona, kas tās vārdā nosūtījusi pieprasījumu. Nolūks ir saziņa par attiecīgo projektu; pamats ir mūsu leģitīmā interese saskaņā ar VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunktu. Iepriekš aprakstītā pārējā informācija, termiņi un tiesības attiecas arī uz šo apstrādi. VDAR 14. panta gadījumos informāciju sniedzam ne vēlāk kā šajā pantā noteiktajā brīdī, tostarp pirmajā saziņā vai ne vēlāk kā viena mēneša laikā pēc datu saņemšanas.

13. Politikas izmaiņas

Aktuālo versiju publicējam šajā vietnē ar atjaunināšanas datumu. Pirms datu izmantošanas jaunam nolūkam sniedzam nepieciešamo papildu informāciju. Politikas teksta izmaiņas neaizstāj piekrišanu, kad tā vajadzīga, un automātiski nepagarina jau saņemtās sarakstes glabāšanas termiņu.

1. Администратор данных и контакты

Администратор персональных данных и владелец сайта epdm.lv — SIA “EFTA LAT”, регистрационный номер 40103461717, юридический адрес: Vesetas iela 34–6, Rīga, LV-1013, Latvija. По вопросам обработки данных и осуществления своих прав обращайтесь на info@eftalat.lv или письменно по юридическому адресу. Склад и место обслуживания SIA “EFTA LAT”: Priedaines iela 19, Piņķi, Babītes pag., Mārupes nov., LV-2107, Latvija; это не юридический адрес компании.

2. К каким данным относится политика

Политика описывает данные посетителей сайта, лиц, обращающихся через формы и электронную почту, клиентов и контактных лиц организаций. Мы получаем имя, контактные данные, содержание обращения и приложений, сведения об интересующей услуге или объекте, которые вы предоставляете. При заключении и исполнении договора также обрабатываем необходимые реквизиты, адрес исполнения, сведения о заказе, оплате и выполнении работ. При работе сайта технически обрабатываются IP-адрес, сведения об устройстве и браузере, время запроса и данные выбора cookies. Не присылайте специальные категории данных и копии удостоверений личности, если это не требуется для конкретного законного действия.

3. Для чего и на каком основании используем данные

Рассмотрение обращения, подготовка предложения и выполнение запрошенных вами действий до заключения договора, а также исполнение договора с вами как с физическим лицом: статья 6(1)(b) GDPR.

Общая деловая переписка и связь с представителями компаний: статья 6(1)(f) GDPR. Наш законный интерес — отвечать на обращения, согласовывать товары и услуги и поддерживать деловые отношения.

Хранение истории обращения в течение указанного ниже срока и защита по конкретным требованиям: статья 6(1)(f) GDPR. Наш интерес — обеспечивать последовательность обслуживания и устанавливать обстоятельства взаимодействия при вопросах и спорах. Мы учитываем необходимость и соразмерность хранения.

Обязательный бухгалтерский и налоговый учёт, ответы компетентным органам и исполнение обязанностей в области защиты данных: статья 6(1)(c) GDPR и применимое законодательство.

Доставка запрошенных страниц, надёжность и защита сайта от злоупотреблений: статья 6(1)(f) GDPR; наш интерес — поддерживать работоспособность и безопасность сайта и обращений. Использование строго необходимых cookies регулируется также применимыми правилами электронных коммуникаций.

Необязательные cookies и аналитика, если вы их разрешите: статья 6(1)(a) GDPR. Отправка формы или письма не является согласием на рекламу. Для нового, несовместимого с первоначальным назначения мы предварительно предоставим информацию и определим надлежащее правовое основание.

4. Сроки хранения и удаление

Заявки и обычную электронную переписку храним 3 года после последнего контакта по соответствующему обращению или деловым отношениям, затем удаляем. Этот срок установлен компанией, а не является общим сроком, предписанным GDPR. Новый контакт по тому же вопросу начинает отсчёт заново; общая рекламная рассылка не считается таким контактом.

Договорные документы сохраняем в течение исполнения обязательств и применимого к соответствующим требованиям срока исковой давности. Если документ необходим для обязательного учёта, применяем срок для соответствующей категории бухгалтерских документов. По статье 28 латвийского Grāmatvedības likums обычные первичные документы, включая применимые счета и подтверждения сделок, сохраняют не менее 5 лет и дольше, пока они нужны для прослеживаемости сделки; бухгалтерские регистры, инвентаризационные описи и документы организации учёта — 10 лет; годовые отчёты — до реорганизации или прекращения деятельности, если другой закон не устанавливает иной срок. Не вся деловая переписка относится к этим категориям.

При конкретной проверке, претензии или споре отдельно сохраняем только относящиеся к нему сведения до завершения производства и исполнения результата, если это необходимо по закону или для защиты требований. Остальные сообщения удаляются по обычному графику.

Технические данные, необходимые для передачи запрошенной страницы или формы, используются для выполнения этого запроса. Записи о конкретном инциденте безопасности сохраняются до завершения его расследования, устранения последствий и связанных с ним требований. Сроки cookies и связанных идентификаторов указаны в политике cookies.

Удаление охватывает рабочие копии заявок и переписки, а также поручения соответствующим обработчикам. Срок технического удаления остаточных резервных копий зависит от применимых договорных процедур поставщика; такие копии не используются для обычной переписки. Обязательные документы и доказательства конкретного спора не удаляются только на том основании, что прошло 3 года.

5. Получатели данных

Доступ получают уполномоченные сотрудники в пределах своих задач. Для работы сайта и связи используются поставщики, указанные владельцем: SIA “Area IT” (Area IT Latvia) — IT-услуги и инфраструктура в объёме подключённых услуг; Cloudflare, Inc. — хостинг и доставка сайта (Cloudflare Pages) и защита от атак; Google — электронная почта Gmail. Их доступ ограничивается необходимым для соответствующей услуги объёмом и применимыми условиями обработки.

Список привлечённых обработчиков Cloudflare: https://www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/.

Если этого требует закон или конкретный спор, данные могут получать компетентные органы и суды. Если для выполнения вашего заказа или защиты требований необходимо привлечь другого конкретного получателя, мы сообщим требуемую информацию и обеспечим надлежащее основание передачи. Общая ссылка на эту политику не является разрешением неограниченно передавать данные другим компаниям.

6. Обработка за пределами ЕЭЗ

Работа Cloudflare и Google может включать обработку за пределами Европейской экономической зоны, в том числе в США. Поэтому мы не заявляем, что все данные всегда остаются только в ЕС.

Cloudflare сертифицирован по EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), а его DPA включает стандартные договорные положения Европейской комиссии (SCC). Документ: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/.

Google официально указывает EU–US Data Privacy Framework (DPF) для охваченных передач Google LLC в США, а SCC — для передач, которым требуются такие гарантии и которые не охвачены решением об адекватности. DPF не распространяется автоматически на любую компанию в США или на ОАЭ. Документы Google: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=en.

Вы можете запросить у нас сведения о применимых гарантиях и их копию по info@eftalat.lv. Необходимые сведения предоставляются с учётом защиты данных других лиц и охраняемой информации.

7. Cookies, аналитика и внешние сервисы

Подробности о cookies, их назначении и сроках см. в политике cookies: https://epdm.lv/sikdatnes. Необязательные категории можно принять, отклонить или настроить; изменить выбор можно через постоянную кнопку настроек cookies. Просмотр сайта, закрытие баннера и отправка формы сами по себе не выражают согласия на необязательную аналитику или рекламу.

Если вы переходите по ссылке в WhatsApp, социальную сеть или другой внешний сервис, его владелец обрабатывает данные по своим условиям. Информация этой политики охватывает обработку нами полученного обращения; использование внешней платформы регулируется также её собственной информацией о данных.

8. Обязательность предоставления данных

Вы самостоятельно решаете, обращаться ли к нам. Для ответа нужен действующий способ связи и достаточное описание вопроса; без них мы можем не суметь ответить или подготовить предложение. Для договора и обязательного учёта нужны данные, необходимые по закону и для исполнения заказа. Остальные сведения добровольны. Отказ от необязательных cookies не препятствует отправке обращения.

9. Ваши права

В предусмотренных GDPR случаях вы вправе получить доступ к данным и их копию, исправить неточные данные, запросить удаление или ограничение обработки. Вы можете возразить против обработки по статье 6(1)(f) по причинам, связанным с вашей конкретной ситуацией. При прямом маркетинге право на возражение безусловно. Если автоматизированная обработка основана на вашем согласии или договоре, вы вправе получить предоставленные вами данные в структурированном, общепринятом, машиночитаемом формате и, когда технически возможно, передать их другому администратору.

Согласие можно отозвать в любое время без влияния на законность обработки до отзыва. Отзыв согласия на cookies доступен в их настройках. Права на удаление и возражение не отменяют применимые законные обязанности хранения и основания защиты конкретных требований.

10. Как направить запрос и жалобу

Напишите на info@eftalat.lv или по юридическому адресу. При обоснованных сомнениях можем запросить только сведения, необходимые для подтверждения вашей личности. Отвечаем без неоправданной задержки, обычно не позднее одного месяца с получения запроса. В предусмотренных статьёй 12(3) GDPR случаях срок может быть продлён ещё на два месяца; о продлении и причинах сообщим в первый месяц.

Вы вправе подать жалобу в Datu valsts inspekcija: Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, Latvija; pasts@dvi.gov.lv; https://www.dvi.gov.lv/, а также в другой компетентный надзорный орган, в частности по месту обычного проживания, работы или предполагаемого нарушения. Обращение к нам не является обязательным предварительным условием подачи жалобы.

11. Автоматизированные решения

В описанном здесь процессе рассмотрения обращений не предусмотрены решения, основанные исключительно на автоматизированной обработке и создающие для вас юридические или сопоставимые существенные последствия. Автоматическая доставка формы или фильтрация спама сами по себе таким решением не являются.

12. Данные, полученные от другой организации

Если деловой партнёр предоставляет ваши данные как контактного лица, получаем только имя, должность, деловые контакты и сведения о соответствующем взаимодействии. Источник — организация, которую вы представляете, либо лицо, направившее обращение от её имени. Цель — связь по соответствующему проекту, основание — наш законный интерес по статье 6(1)(f) GDPR. Остальная информация, сроки и права, описанные выше, применимы и к этой обработке. В случаях статьи 14 GDPR предоставляем информацию не позднее установленного этой статьёй момента, в частности при первом контакте или не позднее одного месяца после получения данных.

13. Изменения политики

Актуальная версия публикуется на этом сайте с датой обновления. До использования данных для нового назначения предоставляем необходимую дополнительную информацию. Само изменение текста политики не заменяет согласие, когда оно требуется, и не продлевает автоматически срок хранения уже полученной переписки.

1. Controller and contact details

The personal data controller and owner of epdm.lv is SIA “EFTA LAT”, registration number 40103461717, registered office: Vesetas iela 34–6, Rīga, LV-1013, Latvija. For questions about personal data and exercising your rights, contact info@eftalat.lv or write to the registered office. SIA “EFTA LAT” warehouse and customer service location: Priedaines iela 19, Piņķi, Babītes pag., Mārupes nov., LV-2107, Latvija; this is not the company's registered office.

2. Data covered by this policy

This policy describes data relating to website visitors, people using contact forms and email, customers and organisations' contact persons. We receive the name, contact details, enquiry and attachment contents, and information about the service or property that you provide. When entering into and performing a contract, we also process necessary business particulars, the performance address, order, payment and work completion information. Website operation technically involves IP addresses, device and browser information, request times and cookie choices. Do not send special category data or copies of identity documents unless necessary for a specific lawful action.

3. Purposes and legal bases

Handling an enquiry, preparing a quotation, taking steps at your request before entering into a contract and performing a contract with you as an individual: Article 6(1)(b) GDPR.

General business correspondence and contact with company representatives: Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is to answer enquiries, coordinate goods and services and maintain business relationships.

Retaining the enquiry history for the period below and defending specific claims: Article 6(1)(f) GDPR. Our interest is to provide continuity of service and establish the circumstances of our interactions in the event of questions or disputes. We assess whether retention is necessary and proportionate.

Mandatory accounting and tax records, responding to competent authorities and complying with data protection duties: Article 6(1)(c) GDPR and applicable legislation.

Delivering requested pages, website reliability and protection against misuse: Article 6(1)(f) GDPR; our interest is maintaining the operation and security of the website and enquiries. Strictly necessary cookies are also subject to applicable electronic communications rules.

Optional cookies and analytics, if you allow them: Article 6(1)(a) GDPR. Sending a form or email is not consent to marketing. Before using data for a new purpose incompatible with the original purpose, we provide the required information and establish an appropriate legal basis.

4. Retention and deletion

We retain enquiries and ordinary email correspondence for 3 years after the last contact concerning the relevant enquiry or business relationship, then delete them. This is a company retention rule, not a general retention period required by the GDPR. New contact about the same matter restarts the period; a general marketing mailing does not count as such contact.

We retain contractual documents while obligations are performed and for the limitation period applicable to the relevant claims. Where a document is needed for mandatory accounting, the period for that category of accounting document applies. Section 28 of Latvia's Grāmatvedības likums requires other source documents, including relevant invoices and transaction evidence, to be retained for at least 5 years and longer while necessary to trace the transaction; accounting registers, inventory lists and accounting organisation documents for 10 years; annual reports until reorganisation or termination, unless other legislation provides otherwise. Not all business correspondence belongs to these categories.

For a specific inspection, complaint or dispute, we separately retain only the relevant information until the proceedings and implementation of their outcome are completed, where required by law or necessary for claims. Other correspondence is deleted under the ordinary schedule.

Technical data required to transmit the requested page or form are used to fulfil that request. Records relating to a specific security incident are retained until investigation, remediation and related claims are completed. Cookie and related identifier durations are stated in the cookie policy.

Deletion covers working copies of enquiries and correspondence and instructions to the relevant processors. Technical deletion of residual backup copies follows the provider's applicable contractual procedures; those copies are not used for ordinary correspondence. Mandatory records and evidence for a specific dispute are not deleted solely because 3 years have elapsed.

5. Recipients

Authorised staff have access within their assigned duties. Website operation and communications use the providers identified by the owner: SIA “Area IT” (Area IT Latvia) for IT services and infrastructure within the connected services; Cloudflare, Inc. for website hosting and delivery (Cloudflare Pages) and protection against attacks; and Google for Gmail email. Access is limited to what is necessary for the relevant service and its applicable processing terms.

Cloudflare subprocessor list: https://www.cloudflare.com/gdpr/subprocessors/.

Competent authorities and courts may receive data where required by law or a specific dispute. If fulfilling your order or defending claims requires another specific recipient, we provide the required information and ensure an appropriate basis for disclosure. A general reference to this policy does not permit unrestricted sharing with other companies.

6. Processing outside the EEA

Cloudflare and Google services may involve processing outside the European Economic Area, including the United States. We therefore do not claim that all data always remain exclusively in the EU.

Cloudflare has certified compliance with the EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), and its DPA incorporates the European Commission standard contractual clauses (SCCs). Document: https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/.

Google officially identifies the EU–US Data Privacy Framework (DPF) for covered transfers to Google LLC in the US, and SCCs for transfers requiring such safeguards that are not covered by an adequacy decision. The DPF does not automatically cover every US company or the UAE. Google's documents: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=en.

You can request information about the applicable safeguards and a copy from us at info@eftalat.lv. We provide the necessary information while protecting other people's data and protected information.

7. Cookies, analytics and external services

Cookie purposes and durations are described in the cookie policy: https://epdm.lv/sikdatnes. You can accept, reject or customise optional categories and change your choice through the persistent cookie settings button. Browsing the site, closing the banner or sending a form does not by itself express consent to optional analytics or marketing.

If you follow a link to WhatsApp, a social network or another external service, its operator processes data under its own terms. This policy covers our processing of the enquiry received; using the external platform is also subject to its own data information.

8. Whether providing data is required

You decide whether to contact us. A valid contact method and sufficient information about your question are needed to reply; without them we may be unable to answer or prepare a quotation. Contracts and mandatory accounting require the data needed by law and to fulfil the order. Other information is voluntary. Rejecting optional cookies does not prevent an enquiry from being submitted.

9. Your rights

Where provided by the GDPR, you may access your data and obtain a copy, correct inaccurate data, and request erasure or restriction. You may object to processing under Article 6(1)(f) on grounds relating to your particular situation. The right to object to direct marketing is unconditional. Where automated processing is based on your consent or a contract, you may receive the data you provided in a structured, commonly used, machine-readable format and have it transmitted to another controller where technically feasible.

You may withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of processing before withdrawal. Cookie consent can be withdrawn in the cookie settings. Erasure and objection rights do not override applicable statutory retention duties or grounds for defending specific claims.

10. Requests and complaints

Write to info@eftalat.lv or the registered office. Where there are reasonable doubts, we may request only the information necessary to confirm your identity. We respond without undue delay, normally within one month of receiving the request. In the circumstances allowed by Article 12(3) GDPR, this may be extended by two further months; we notify you of the extension and reasons within the first month.

You may complain to Datu valsts inspekcija: Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, Latvija; pasts@dvi.gov.lv; https://www.dvi.gov.lv/, or another competent supervisory authority, particularly where you habitually live, work or where the alleged infringement occurred. Contacting us first is not a mandatory prerequisite to a complaint.

11. Automated decisions

The enquiry-handling process described here does not provide for decisions based solely on automated processing that produce legal or similarly significant effects for you. Automated form delivery or spam filtering is not, by itself, such a decision.

12. Data received from another organisation

If a business partner supplies your data as a contact person, we receive only your name, role, business contact details and information about the relevant interaction. The source is the organisation you represent or the person sending an enquiry on its behalf. The purpose is contact about the relevant project; the basis is our legitimate interest under Article 6(1)(f) GDPR. The other information, retention rules and rights above also apply to this processing. Where Article 14 GDPR applies, we provide information no later than the time it requires, including at first contact or within one month of receiving the data.

13. Policy changes

The current version is published on this website with an update date. Before using data for a new purpose, we provide the necessary additional information. Changing the policy wording does not replace consent where required or automatically extend retention of correspondence already received.